Datenschutzkonforme Weihnachtsgrüße

Die Verwirrung seit Inkrafttreten der DSGVO ist groß: Darf man seine Kunden überhaupt noch ansprechen, anschreiben, anrufen? Wie sieht es mit Werbemaßnahmen aus? Und sind Weihnachtsgrüße schon Werbung?

Nach der Datenschutzgrundverordnung ist es so, dass Sie die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden nur erheben und verwenden (kurz verarbeiten) dürfen, wenn einer der sechs folgenden Erlaubnistatbestände gegeben ist: 

  1. Sie haben die Einwilligung der betroffenen Person.
  2. Sie benötigen die Daten zur Vertragsanbahnung (z. B. Angebotserstellung auf Anfrage des Betroffenen) oder zur Vertragserfüllung.
  3. Sie benötigen die Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, z. B. der Erstellung und Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen (Rechnungen etc.).
  4. Sie benötigen die Daten, um einem Menschen das Leben zu retten.
  5. Sie benötigen die Daten zur Erfüllung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt.
  6. Sie benötigen die Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, zum Beispiel zur Analyse Ihrer Website oder zur Aufrechterhaltung Ihres IT-Betriebs.

Unter welchen Punkt fallen jetzt die Weihnachtsgrüße? Da diese nicht zwingend zur Erfüllung vertraglicher Pflichten notwendig sind und sie auch niemandem das Leben retten, waren die Datenschutzexperten zunächst der Meinung, dass nun von jedem Kunden eine Einwilligung benötigt wird.

Weihnachtsgrüße im Namen Ihres Unternehmens gelten nämlich als Werbung. Datenschutzrechtlich macht es keinen Unterschied, ob Sie Ihren Kunden eine Weihnachtskarte, den aktuellen Firmenkatalog oder einen Werbeflyer schicken. 

Umso erstaunlicher (und erfreulicher) ist es, dass sich die IHK Frankfurt auf den Standpunkt stellt, dass Werbung bei Bestandskunden als berechtigtes Interesse gilt (Quelle: https://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/themen/datenschutzrecht/faqdsgvo/index.html, Frage Nummer 28). Demnach dürfen Sie Ihre Bestandskunden so lange anschreiben, bis diese widersprechen. Dann müssen Sie das respektieren und den Versand von Weihnachtskarten und sonstiger Werbung einstellen. Zur Erfüllung Ihrer vertraglichen Pflichten dürfen Sie die Daten selbstverständlich weiterhin verwenden, solange das Vertragsverhältnis besteht.

Noch ein wichtiger Hinweis: Spätestens beim Versenden der Werbepost (oder vorher) müssen Sie darüber informieren, dass Sie die Daten zur Wahrung berechtigter Interessen verwenden und dass der Betroffene dem jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen kann. Geben Sie auch direkt die Kontaktdaten an, wohin sich Ihr Kunde im Falle eines Widerspruchs wenden soll.